"Организация снабжения медицинскими изделиями процедурного кабинета методом «канбан» в женской консультации №2"

 Цель проекта: Организация эффективного снабжения медицинскими изделиями "канбан" процедурного кабинета в женской консультации №2

Паспорт проекта

Текущее состояние проекта

Когда в кабинетах и перевязочных лежат запасы лекарств на два-три месяца – это сигнал, что медработники неверно рассчитывают текущую потребность в препаратах. То же самое касается медизделий. Излишние запасы приводят к ненужным тратам.

Сократить расходы на препараты и медизделия позволит метод бережливых технологий канбан. Он поможет сотрудникам правильно рассчитывать потребность в лекарствах и медизделиях, не создавать лишних запасов и вовремя пополнять резервы.

Канбан – это инструмент бережливого производства. Он представляет собой систему карточек, которая помогает управлять запасами в больничной аптеке и отделениях стационара. Система карточек сделала оборот лекарств и медизделий прозрачным. Медсестры видят запасы и потребность в препаратах. Основной запас хранит аптека. Сотрудники аптеки могут оценить, сколько лекарств и медизделий у них есть, и рационально распределить их между отделениями.

Карточка содержит:

• штрихкод, чтобы сформировать электронное требование для аптеки;
• торговое наименование препарата, форму и дозировку;
• минимальный запас;
• количество препарата для заказа, когда запас достигнет минимума.

На внутренней стороне дверцы шкафа для лекарств закрепляют карманы «Потребность», «В работе», «Дефектура».

Медсестра располагает упаковки лекарств на полках шкафа, ставит карточку между упаковками так, чтобы за ней был минимальный запас препарата, а перед – имеющийся запас.

Когда на полке останется минимальный запас, карточку будет видно – это сигнал, что пора пополнять резерв. Постовая медсестра перекладывает карточку с полки в карман «Потребность». Старшая медсестра периодически достает накопленные карточки из кармана «Потребность», сканирует штрихкоды и оформляет электронное требование в аптеку. Количество препаратов указывает то, которое указала в графе электронного требования «Подлежит заказу». Если карточки на лекарство нет в кармане «Потребность», старшая медсестра не заказывает этот препарат. Отработанную карточку она перекладывает в карман «В работе» – как на рисунке. Карточка будет лежать там, пока препарат не поступит из аптеки. Отработанную карточку старшая медсестра перекладывает в карман «В работе».

Если медорганизация использует программу, то оформлять бумажное требование не надо. Программа автоматически обработает требование. Информация о заказе поступает в аптеку. Затем аптека комплектует лекарства и медизделия, передает транспортной бригаде, которая доставляет препараты в отделение.

Постовая медсестра принимает препараты, размещает на полке и возвращает карточку на место между упаковками. Если аптека не закрыла требование, старшая медсестра кладет карточку в карман «Дефектура», информирует завотделением и лечащего врача. Карточка будет лежать там, пока зав. аптекой не устранит дефектуру или врач не подберет аналог лекарства. Если это невозможно, зав. аптекой сообщает администрации, что нужно организовать закупку.

Вопросы дефектуры рассматривает формулярно-терапевтический комитет совместно с клиническим фармакологом и экономической службой.

Выявленные проблемы:

- Длительные сроки подготовки, согласования и поступления  в аптеку заявок на поставку необходимых медицинских изделий в процедурный кабинет женской консультации.

- Длительные сроки исполнения заявок и поставки медицинских изделий с централизованного склада МОКМЦ в процедурный кабинет женской консультации.

С разбивкой по каждому элементу потока:

• Проблема: Длительные сроки подготовки, согласования и поступления  в аптеку заявок на поставку необходимых медицинских изделий в процедурный кабинет женской консультации –

Комментарий:

отсутствует система контроля за количеством медицинских изделий, находящихся в процедурном кабинете,

не рассчитывается фактическая (еженедельная) потребность в медицинских изделиях,

заявки заполняются медицинской сестрой процедурного кабинета на бумаге от руки,

заявки передаются на согласование старшей акушерке,

после согласования старшая акушерка передает заявку на согласование заведующей женской консультацией №2,

заявка передается в службу доставки,

заявки курьером по определенным дням перевозятся из женской консультации №2 (ул. Лобова д.8, Ленинский округ) в аптеку (стационар на ул. Володарского д.20).

Проблема: Длительные сроки исполнения заявок и поставки медицинских изделий с централизованного склада МОКМЦ в процедурный кабинет женской консультации –

Комментарий:

заявка заносится в модуль Аптека МИС Ариадна, распечатывается по утвержденной форме и направляется на согласование заведующей аптеки,

заведующая аптекой после согласования направляет заявку на согласование начмеду центра,

после согласования начмедом центра заявка передается на утверждение главному врачу центра,

после утверждения главным врачом центра заявка возвращается в аптеку и передается на склад для формирования,

после формирования медицинские изделия по заявке по определенным дням перемещаются с развозкой в женскую консультацию №2,

старшая акушерка принимает медицинские изделия и передает далее медицинской сестре процедурного кабинета. 

1. Представить карту целевого потока с указанием предложенных изменений и улучшенными показателями.

Планируется:

- внедрение системы карточек «канбан» для каждого вида медицинских изделий;

- организация электронного формата заявки в МИС Ариадна (модуль Аптека) с электронной подписью исполнителей, электронным согласованием;

- при финансовой возможности оснащение сканером штрих-кодов, формированием карточек с штрих-кодами, интеграцией с МИС Ариадна;

- организация доставки с централизованного склада Аптеки до женской консультации в течение 1 дня с момента формирования заявки.

 Отчет